POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

OBJETIVO

Esta política se aplica ao processamento de Dados Pessoais (quaisquer informações que identifiquem ou possa identificar uma pessoa física) coletados pela CARBONEXT TECNOLOGIA EM SOLUÇÕES AMBIENTAIS LTDA (“CARBONEXT”), direta ou indiretamente, de todos os indivíduos, incluindo, mas não limitados aos atuais, futuros ou potenciais candidatos a emprego, colaboradores, profissionais, clientes, fornecedores, parceiros de negócios, sócios, subcontratados ou de quaisquer terceiros.

Os Dados Pessoais são quaisquer informações que identifiquem ou possa identificar uma pessoa física, tais como: nomes, números de documentos de identidade, códigos de identificação, endereços, dentre outros.

Este documento define as regras, os princípios e os valores que devem orientar as atitudes, os comportamentos e a tomada de decisões de todos os Colaboradores, membros dos Conselhos de Administração, da Diretoria Executiva, bem como os ocupantes de funções gerenciais, empregados e estagiários, clientes, fornecedores, parceiros de negócios, sócios, subcontratados ou de quaisquer terceiros respeitando a legislação de proteção de Dados Pessoais, incluindo, mas não se limitando a Lei nº 13.709/2018 e a Lei 13.853/2019 ou Lei Geral de Proteção de Dados, além das melhores práticas adotadas em normas internacionais, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) em vigor na União Europeia.

TRATAMENTO

Toda e qualquer operação com dados realizada por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, como as que se referem à coleta, à produção, à recepção, à classificação, à utilização, ao acesso, à reprodução, à transmissão, à distribuição, ao processamento, ao arquivamento, ao armazenamento, à eliminação, à avaliação ou ao controle da informação, à modificação, à comunicação, à transferência, à difusão ou à extração.

FINALIDADE

Os Dados Pessoais deverão ser utilizados apenas para as finalidades legítimas e específicas às quais foram coletados e devidamente informadas aos titulares. É vedado qualquer tipo de tratamento incompatível com a finalidade específica, bem como para fins discriminatórios, não previstos em lei ou abusivos.

São exemplos de finalidade de Tratamento de Dados Pessoais pela CARBONEXT: gestão de recrutamento, gestão de recursos humanos, contabilidade e gestão financeira, finanças, gestão de tesouraria e tributária, gestão de risco, fornecimento de ferramentas de TI ou sites internos e quaisquer outras soluções digitais ou plataformas colaborativas, gerenciamento de suporte de TI, gerenciamento de saúde e segurança do trabalho, gerenciamento de segurança de informações, gerenciamento de relacionamento com clientes/parceiros, gerenciamento de vendas e marketing, gerenciamento de suprimentos, comunicação interna e externa, gestão de eventos, cumprimento de obrigações contra práticas de corrupção ou quaisquer outras determinações legais, operações de análise de dados, gestão corporativa legal, implementação de processos de compliance, entre outros.

ADEQUAÇÃO

O Tratamento dos Dados Pessoais somente poderá ser realizado se estiver em conformidade com a finalidade específica e de acordo com uma das bases legais previstas na Lei nº 13.709/2018, a saber:

• mediante o fornecimento de consentimento pelo titular;
• para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
• para a execução de políticas públicas;
• para a realização de estudos por órgãos de pesquisa;
• para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular;
• para o exercício regular de direito em processo judicial, administrativo ou judicial;
• para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiros;
• para a tutela da saúde;
• para atender aos interesses legítimos do controlador ou de terceiros;
• para a proteção do crédito, inclusive quanto ao disposto na legislação pertinente.

MINIMIZAÇÃO

Deverão ser coletados tão somente os Dados Pessoais mínimos necessários para que se possa atingir a finalidade específica definida em Lei.

PRECISÃO

Os Dados Pessoais serão mantidos pela CARBONEXT com precisão e, quando necessário, serão atualizados de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento.

RETENÇÃO MÍNIMA

Os Dados Pessoais deverão ser excluídos, na medida do possível, da base de dados da CARBONEXT após o atingimento da finalidade específica.

SEGURANÇA

A CARBONEXT implementa medidas técnicas e administrativas apropriadas para proteger os Dados Pessoais contra alteração ou perda acidental ou ilegal, bem como do uso, divulgação ou acesso não autorizado.

Os Colaboradores receberão senhas de acesso a diversos instrumentos de trabalho, tais como: acesso a e-mail, intranet, sistemas de controles de pagamentos, sistemas com informações de cargos, salários e benefícios de Colaboradores, entre tantos outros, conforme a atividade exercida.

Toda senha recebida é pessoal e intransferível. Senhas de acesso são concedidas para a pessoa, em demonstração de confiança, e não podem em nenhuma hipótese ser transferidas ou cedidas para que outros as utilizem e tenham acesso a Dados Pessoais, dentre outras informações de caráter confidencial.

É terminantemente vedado, da mesma forma:

• copiar Dados Pessoais para dispositivos de uso pessoal, enviar ou encaminhar Dados Pessoais ou e-mails contendo algum tipo de Dado Pessoal para qualquer pessoa que não tenha sido prévia e expressamente autorizada pela CARBONEXT para receber tais Dados Pessoais;
• revelar ou publicar qualquer Dado Pessoal de Colaboradores ou de Terceiros por meio dos Recursos de Computação e Comunicação;
• procurar, visualizar ou salvar nos recursos de computação, tais como computadores, telefone, e-mail, conferência de vídeo, sistemas e qualquer tipo de documento que contenha Dados Pessoais, mensagens de voz ou de texto ou e-mails que contenham Dados Pessoais, sem um objetivo legítimo de acordo com seu escopo de trabalho;
• fornecer ou utilizar senhas pessoais de terceiros ou de outro Colaborador.

DIVULGAÇÃO

No curso normal de seus negócios a CARBONEXT poderá compartilhar Dados Pessoais com Colaboradores devidamente autorizados e Terceiros para maximizar a qualidade e a eficiência de seus serviços e operações comerciais.

A CARBONEXT também poderá ser obrigada a divulgar Dados Pessoais a Autoridades Governamentais, tribunais e agências governamentais quando exigido por lei, regulamento ou processo legal, ou defender os interesses, direitos ou propriedade da CARBONEXT ou de terceiros relacionados.

A CARBONEXT não compartilhará Dados Pessoais com outras pessoas, físicas ou jurídicas, a menos que o respectivo titular solicite ou tenha dado aprovação prévia para tal compartilhamento.

ANONIMIZAÇÃO

A CARBONEXT é uma empresa comprometida com a preservação da intimidade, privacidade e imagem do titular de Dados Pessoais. Dessa forma, sempre que possível os Dados Pessoais deverão ser convertidos em Dados Anonimizados.

CONSENTIMENTO

O consentimento, uma das bases legais para o tratamento de Dados Pessoais, deverá ser obtido pela manifestação livre, informada e inequívoca do titular, que deverá concordar com o Tratamento para uma finalidade determinada e específica.

A CARBONEXT não dará tratamento diverso daquele informado e, se alteradas as finalidades iniciais, deve ser obtido um novo consentimento do titular.

DADOS DE CRIANÇAS E ADOLESCENTES

O Tratamento de Dados Pessoais relativos a crianças e adolescentes será realizado pela CARBONEXT única e exclusivamente para o oferecimento de serviços ou benefícios diretamente a uma criança ou adolescente, desde que obtido o consentimento específico, prévio, expresso e em destaque de pelo menos um dos pais ou do responsável legal, nos termos da legislação aplicável.

DADOS SENSÍVEIS

Os Dados Sensíveis só poderão ser submetidos a Tratamento mediante consentimento específico e destacado do titular, para finalidades específicas.

A não ser quando necessário para cumprimento de obrigação legal ou regulatória; exercício regular de direitos, inclusive em âmbito administrativo, judicial ou arbitral; ou garantia de proteção à fraude e à segurança do titular, a CARBONEXT não tratará qualquer tipo de Dado Sensível.

DIREITOS DOS TITULARES

A CARBONEXT está comprometida em garantir a proteção dos Dados Pessoais de acordo com as leis aplicáveis. Seguem abaixo os direitos dos titulares de dados pessoais:

• Confirmação da existência de tratamento de dados pessoais. Mediante requisição do Cliente, a CARBONEXT concederá a confirmação da existência de tratamento de dados pessoais, nos termos da legislação aplicável;
• Acesso aos dados pessoais. Você pode requisitar acesso aos seus dados pessoais coletados e que estejam armazenados pela CARBONEXT;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados. Você poderá, a qualquer momento, alterar e editar os seus dados pessoais, por meio de envio de um e-mail;
• Informações sobre uso compartilhado de dados: Você poderá ter acesso a informações sobre o eventual compartilhamento de seus dados pessoais, nos termos do estabelecido na presente Política;
• Revogação do consentimento. Você poderá revogar o consentimento que eventualmente tenha dado a CARBONEXT para tratamento dos seus dados pessoais, a qualquer momento, mediante manifestação expressa. Importante informar que o pedido de revogação não implicará a eliminação dos dados pessoais anteriormente tratados ou que sejam mantidos pela CARBONEXT com base em outros fundamentos legais;
• Direito de apresentar uma queixa ao responsável competente: Se o titular tiver uma reclamação relacionada à privacidade contra a CARBONEXT deverá entrar em contato com o Encarregado de Dados Pessoais da CARBONEXT.

TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS PESSOAIS

A CARBONEXT poderá compartilhar seus dados pessoais internacionalmente com terceiros e parceiros de negócios, que sejam relevantes para fins de viabilizar a prestação dos serviços aos Usuários, nos termos da legislação aplicável, com a finalidade específica de prestar serviços à CARBONEXT. Em todos os casos em que haja transferência internacional de seus dados, a CARBONEXT se compromete a tomar todas as medidas necessárias para a segurança e proteção de seus dados pessoais.

ENCARREGADO DE DADOS PESSOAIS

A CARBONEXT nomeará um Colaborador ou um Terceiro como Encarregado de Dados Pessoais, que terá as atribuições definidas na Lei nº 13.709/2018 e nesta Política.

PROCEDIMENTOS NO CASO DE VIOLAÇÃO DE DADOS PESSOAIS

Qualquer Violação de Dados ou possibilidade de violação deverá ser urgente e imediatamente informada ao Encarregado de Dados Pessoais, por meio do e-mail ouvidoria@carbonext.com.br, o qual ficará responsável por proceder à análise inicial e à adoção das medidas de prevenção e correção imediatas, necessárias para preservação da segurança de dados e informações.

O Encarregado de Dados Pessoais elaborará um relatório de ocorrência, detalhando os fatos e as medidas protetivas e corretivas adotadas em caráter emergencial. Com base nesse relatório será instaurado o procedimento interno de investigação para identificação de potenciais violações às regras de segurança da informação, bem como feita a avaliação da eficácia das medidas adotadas em caráter emergencial e das providências necessárias a serem adotadas junto aos órgãos internos e externos. Os Terceiros que eventualmente armazenarem ou processarem Dados Pessoais em nome da CARBONEXT deverão, em caso de Violação de Dados ou de possibilidade de Violação de Dados, notificar imediatamente a CARBONEXT, identificando os Dados Pessoais que foram ou possam ter sido comprometidos, e seguindo as orientações da CARBONEXT acerca dos procedimentos a serem tomados.

No caso de Violação de Dados que envolva Dados Pessoais, o Encarregado de Dados Pessoais deverá avaliar a necessidade de notificação da Violação de Dados às Autoridades Governamentais competentes, conforme o caso, especialmente pela possibilidade de a violação causar danos ou riscos para os direitos e as liberdades de indivíduos.

Será de responsabilidade do Encarregado de Dados Pessoais manter registro com informações de quaisquer Violações de Dados Pessoais, incluindo os seus efeitos e as ações tomadas pela CARBONEXT em relação a elas. Tal registro deverá estar sempre disponível para verificação por Autoridades Governamentais, nos termos da legislação.

Qualquer Violação de Dados ou possibilidade de violação deverá ser urgente e imediatamente informada ao Encarregado de Dados Pessoais, por meio do e-mail ouvidoria@carbonext.com.br o qual ficará responsável por proceder à análise inicial e à adoção das medidas de prevenção e correção imediatas, necessárias para preservação da segurança de dados e informações.

DESCUMPRIMENTO

A violação de quaisquer determinações descritas nesta Política poderá acarretar ações disciplinares descritas nas demais normas e políticas da CARBONEXT, bem como em sanções nos termos da legislação vigente. Para a aplicação de quaisquer ações disciplinares e/ou sanções, a CARBONEXT levará em conta a gravidade da violação, o dano e/ou o prejuízo efetivamente causado, e o grau de culpa ou má-fé do Colaborador ou Terceiro responsável.

VIGÊNCIA

Esta Política entra em vigor a partir da data de sua publicação e continuará válida até que haja sua revogação ou inclusão de novas determinações.

APLICAÇÃO E ALTERAÇÕES

Esta Política de Privacidade aplica-se a todos os nossos serviços. Essa Política de Proteção de Dados Pessoais pode passar por atualizações. Desta forma, recomendamos visitar periodicamente esta página para que você tenha conhecimento sobre as modificações.

DÚVIDAS E RECLAMAÇÕES

A presente Política deve ser lida e interpretada em conjunto com o Código de Ética e Conduta Organizacional Carbonext e deve ser utilizada como mecanismo de consulta em caso de dúvida a respeito de condutas internas, comerciais e contatos com seus concorrentes, parceiros, terceiros e autoridades governamentais.

Em caso de perguntas, dúvidas ou solicitações, favor entrar em contato com o DPO da CARBONEXT, através do e-mail ouvidoria@carbonext.com.br ou via correio, no endereço: Rua Gomes de Carvalho, 1510 - 19° andar, Vila Olímpia, CEP 04547-005, Cidade de São Paulo, Estado de São Paulo, Brasil.

Política aprovada pelos Sócios da Carbonext em reunião realizada em 02 de julho de 2021.

Última atualização: 02/08/2021.